Datenschutzhinweise für das Floster-Portal
Stand: 16.09.2026
Diese Hinweise gelten für das Portal unter portal.hegaugen.de und für die Verknüpfung mit dem Floster-Telegram-Bot.
1. Verantwortlicher
Alexander Klepov, Hegaugen, Im Steinisländle 3, 78234 Engen, Deutschland
E-Mail: a.klepov@hegaugen.de
2. Aufruf des Portals
Das Portal wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Seite, um die Seite auszuliefern. Wir speichern dabei keine Zugriffsprotokolle.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).
3. Registrierung und Konto
Für ein Konto verarbeiten wir die bei der Registrierung angegebenen Daten: Firmenname, Ansprechpartner (freiwillig), E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash. Neue Konten werden von uns freigeschaltet, bevor Nachrichten verarbeitet werden.
Zweck: Bereitstellung des Kontos und der Portal-Funktionen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
4. Anmeldung und Cookie
Nach der Anmeldung setzt das Portal ein Sitzungs-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben. Es ist für die Nutzung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Sitzung endet beim Abmelden, spätestens nach 30 Tagen. Weitere Cookies sowie Analyse- oder Werbewerkzeuge setzen wir im Portal nicht ein.
5. Dateien
Im Portal zeigen wir die Ablage Ihres Betriebs. Die Dateien liegen in einer von uns selbst betriebenen Nextcloud-Instanz auf denselben Servern in Deutschland.
6. Verknüpfung mit Telegram und Verarbeitung Ihrer Nachrichten
Wenn Sie im Portal Ihren Telegram-Chat mit dem Floster-Bot verknüpfen, speichern wir die Zuordnung Ihrer Telegram-Chat-Kennung zu Ihrem Konto. Nachrichten, Fotos und Dateien, die Sie dem Bot senden, verarbeiten wir, um die gewünschte Aufgabe zu erledigen (zum Beispiel eine Schadensmeldung oder Rechnung abzulegen) und Ihnen zu antworten. Die Übertragung läuft über die Dienste von Telegram; dafür gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Telegram.
Zur inhaltlichen Auswertung (Einordnung der Nachricht, Auslesen von Angaben, Auswertung von Fotos) übermitteln wir die Inhalte an OpenAI mit Sitz in den USA. Dabei werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt.
Ergebnisse legen wir in Ihrer Ablage (siehe Nr. 5) und in unserer Datenbank ab. Zu jeder eingehenden Nachricht speichern wir Verwaltungsdaten ohne Nachrichteninhalt (Zeitpunkt, Chat-Kennung, Verarbeitungsstand), um doppelte Verarbeitung zu verhindern. Offene Rückfragen des Bots speichern wir samt der zugehörigen Nachricht bis zur Löschung Ihres Kontos. Zwischengespeicherte Medien löschen wir nach spätestens 60 Minuten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verknüpfung können Sie im Portal unter „Telegram verknüpfen“ jederzeit lösen.
Enthalten Ihre Nachrichten Daten Ihrer eigenen Kunden, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag. Dafür schließen wir vor dem Echtbetrieb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihnen.
7. Empfänger
- Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland)
- Telegram (Nachrichtenübertragung, nur bei Verknüpfung)
- OpenAI (Inhaltsauswertung, nur bei Nutzung des Bots, USA)
Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
9. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen
Ohne die Angaben unter Nr. 3 können wir kein Konto anlegen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.